Ontvangstverschillen bij Shopify-voorraadoverdrachten: wat je moet controleren
Controleer transfergegevens, afzonderlijke zendingen, verwerkingsacties en ontvangstregistraties voordat je de voorraad wijzigt om een ontvangstverschil in Shopify op te lossen.
Begin bij de transfer en de afzonderlijke zendingen
Identificeer de transferreferentie, de betrokken productvarianten en de bestemming voordat je de voorraad wijzigt. Vergelijk de transfer met de ontvangstregistraties voor die specifieke verplaatsing, in plaats van te beginnen bij de totale voorraadstand.
Shopify-transfers kunnen meerdere zendingen bevatten. Er kunnen extra zendingen worden toegevoegd zolang een transfer de status Klaar voor verzending of In uitvoering heeft. Elke zending heeft een eigen ID, status en trackinggegevens en kan afzonderlijk worden ontvangen.
Een verschil tussen het totale aantal van de transfer en de ontvangst van één zending is geen bewijs van ontbrekende voorraad. Controleer eerst of de vergelijking dezelfde zendingen omvat en of er nog zendingen openstaan.
De onderstaande checklist is een voorgestelde onderzoeksmethode, geen door Shopify voorgeschreven procedure om verschillen op te lossen.
Controleer wat de verwerkingsactie heeft geregistreerd
De actie waarmee een transfer wordt verwerkt, beïnvloedt hoe Shopify voorraad registreert. Vergelijk die actie met de verzendregistraties en het bewijs van fysieke ontvangst.
- Concept: de voorraad is niet gereserveerd. Locaties, producten en aantallen kunnen nog worden gewijzigd.
- Markeren als klaar voor verzending: de voorraad wordt gereserveerd op de herkomstlocatie.
- Naar onderweg verplaatsen: de transfer krijgt de status In uitvoering, de voorraad wordt op de bestemming als inkomend gemarkeerd en er wordt automatisch een zending aangemaakt.
- Markeren als overgedragen: er wordt automatisch een zending aangemaakt en ontvangen, en de voorraad wordt beschikbaar gemaakt op de bestemming.
- Status Overgedragen: Shopify registreert de transfer als voltooid, waarbij alle artikelen zijn ontvangen en beschikbaar zijn op de bestemming.
Beschouw voltooiing niet als een fysieke telling
Shopify beschrijft Markeren als overgedragen als de actie die je gebruikt wanneer artikelen al fysiek zijn verplaatst. Omdat deze actie de voorraad automatisch ontvangt, is een voltooide transferregistratie geen onafhankelijk bewijs dat iemand de goederen heeft geteld.
Als de geregistreerde ontvangst afwijkt van de magazijntelling, bewaar dan beide registraties en stel vast welke actie is uitgevoerd. Markeer een transfer niet als voltooid en pas de voorraad niet aan alleen om de totalen gelijk te maken.
Vergelijk aantallen op hetzelfde niveau
Maak een vergelijkingswerkblad met één rij per betrokken variant en zending. Houd het transfertotaal apart, zodat het niet opnieuw voor elke zending wordt meegeteld.
Controleer of er een transfer-CSV is geïmporteerd. Wanneer een import in een bestaande transfer varianten bevat die al in die transfer staan, overschrijft Shopify de bestaande aantallen van die varianten met de geïmporteerde aantallen. Dit betekent niet dat elk aantal in de transfer wordt overschreven.
- Leg de overdrachtsreferentie, herkomst en bestemming vast.
- Identificeer de exacte productvariant en de SKU of andere identificerende referentie.
- Leg de zendings-ID en de verzonden hoeveelheid vast, indien beschikbaar.
- Leg de hoeveelheid vast die voor dezelfde zending en variant als ontvangen wordt weergegeven.
- Voeg de fysieke telling, de teldatum en de referentie van de ontvangstregistratie toe.
- Vermeld nog niet ontvangen zendingen afzonderlijk, met trackinggegevens en verwachte aankomstdatums indien beschikbaar.
- Bewaar relevante CSV-bestanden van de overdracht en vergelijk de hoeveelheden daarin met de huidige overdracht.
- Beschrijf het resterende verschil zonder een oorzaak toe te wijzen voordat het bewijs die ondersteunt.
Bevestig de bestemming en productactivering
Controleer of het ontvangstbewijs verwijst naar de bestemming die op de transfer is vastgelegd. Nadat een transfer is verwerkt, staat Shopify niet toe dat de herkomst of bestemming wordt gewijzigd, hoewel andere gegevens wel kunnen worden aangepast. Als een locatie onjuist is, vraag dan advies over de juiste correctie in plaats van ervan uit te gaan dat deze kan worden gewijzigd.
Voorraad naar een locatie overbrengen registreert daar een aantal, maar activeert het product op zichzelf niet op die locatie. Producten kunnen bij ontvangst van de transfer aan de voorraad van die locatie worden toegevoegd of afzonderlijk worden geactiveerd.
Houd een beschikbaarheidsvraag gescheiden van een aantallenvraag. Goederen die fysiek aanwezig zijn maar op de bestemming niet verkoopbaar zijn of niet voor fulfilment kunnen worden gebruikt, vormen een ander probleem dan een fysieke telling die niet overeenkomt met de ontvangst.
Documenteer het onopgeloste verschil voordat je om een correctie vraagt
Vraag de verzendende en ontvangende teams hun registraties te vergelijken aan de hand van dezelfde zending-ID's en productvarianten. Geef hun een beknopt bewijsdossier in plaats van een onverklaard voorraadtotaal.
Vermeld de transferreferentie, betrokken varianten, zending-ID's, trackinggegevens, verzendregistraties, ontvangstbewijs en de aantallen waarover nog onenigheid bestaat. Geef aan wat bekend is en wat nog moet worden gecontroleerd.
De onderstaande Shopify-bron legt uit hoe transfers worden aangemaakt en verwerkt. Deze stelt niet de oorzaak van een specifiek verschil vast en biedt geen gedetailleerde procedures voor ontvangstcorrecties, te veel ontvangen goederen, geweigerde goederen of beschadigde aantallen. Raadpleeg de relevante Shopify-documentatie over ontvangst of Shopify-support voordat je die correcties uitvoert.
Bron en meer informatie
EU-fulfilment plannen
Als je een bredere EU-fulfilmentopzet beoordeelt, gebruik dan de fulfilmentscan om je producten, verkoopkanalen en operationele vereisten te beschrijven. Laat het bewijs van eventuele transferverschillen bij de teams die die zending onderzoeken.