Écarts à la réception des transferts de stock Shopify : les points à vérifier
Vérifiez les détails du transfert, les envois individuels, les actions de traitement et les enregistrements de réception avant de modifier le stock pour résoudre un écart de réception dans Shopify.
Commencez par le transfert et ses envois individuels
Avant de modifier le stock, identifiez la référence du transfert, les variantes de produits concernées et la destination. Comparez le transfert aux enregistrements de réception de ce mouvement précis, plutôt que de partir du solde global des stocks.
Les transferts Shopify peuvent contenir plusieurs envois. Des envois supplémentaires peuvent être ajoutés lorsqu'un transfert est Prêt à expédier ou En cours. Chaque envoi possède son propre ID, son statut et ses informations de suivi, et peut être réceptionné séparément.
Un écart entre la quantité totale du transfert et la réception d'un seul envoi ne prouve pas qu'il manque du stock. Vérifiez d'abord si la comparaison porte sur les mêmes envois et si d'autres envois restent en attente.
La liste de contrôle ci-dessous propose une méthode d'investigation ; il ne s'agit pas d'une procédure de résolution des écarts prescrite par Shopify.
Vérifiez ce que l'action de traitement a enregistré
L'action utilisée pour traiter un transfert influe sur la façon dont Shopify enregistre le stock. Comparez cette action aux documents d'expédition et aux preuves de réception physique.
- Brouillon : le stock n'est pas réservé. Les emplacements, les produits et les quantités peuvent encore être modifiés.
- Marquer comme prêt à expédier : le stock est réservé à l'emplacement d'origine.
- Passer en transit : le transfert passe à En cours, le stock est marqué comme entrant à destination et un envoi est automatiquement créé.
- Marquer comme transféré : un envoi est automatiquement créé et réceptionné, et le stock est rendu disponible à destination.
- Statut Transféré : Shopify enregistre le transfert comme terminé, tous les articles étant reçus et disponibles à destination.
Ne considérez pas l'achèvement comme un comptage physique
Shopify décrit Marquer comme transféré comme l'action à utiliser lorsque les articles ont déjà été déplacés physiquement. Comme cette action réceptionne automatiquement le stock, un enregistrement de transfert terminé ne constitue pas une preuve indépendante que quelqu'un a compté les marchandises.
Si la réception enregistrée diffère du comptage en entrepôt, conservez les deux relevés et déterminez quelle action a été effectuée. Ne marquez pas un transfert comme terminé et n'ajustez pas le stock simplement pour faire concorder les totaux.
Comparez les quantités au même niveau
Créez une feuille de comparaison avec une ligne par variante et envoi concernés. Gardez le total du transfert séparé pour qu'il ne soit pas compté à nouveau pour chaque envoi.
Vérifiez si un fichier CSV de transfert a été importé. Lorsqu'une importation dans un transfert existant inclut des variantes déjà présentes dans ce transfert, Shopify remplace les quantités existantes de ces variantes par les quantités importées. Cela ne signifie pas que toutes les quantités du transfert sont remplacées.
- Consignez la référence du transfert, l’origine et la destination.
- Identifiez la variante exacte du produit et son SKU ou toute autre référence d’identification.
- Consignez l’identifiant de l’envoi et la quantité expédiée, lorsqu’ils sont disponibles.
- Consignez la quantité indiquée comme reçue pour le même envoi et la même variante.
- Ajoutez le comptage physique, la date du comptage et la référence de l’enregistrement de réception.
- Listez séparément les envois en attente, avec les informations de suivi et les dates d’arrivée prévues lorsqu’elles sont disponibles.
- Conservez tout fichier CSV pertinent du transfert et comparez ses quantités à celles du transfert actuel.
- Décrivez l’écart restant sans lui attribuer de cause avant que les preuves ne l’étayent.
Confirmez la destination et l'activation du produit
Vérifiez que la preuve de réception concerne la destination enregistrée sur le transfert. Une fois le transfert traité, Shopify ne permet plus de modifier son origine ou sa destination, même si d'autres détails peuvent être modifiés. Si un emplacement est incorrect, demandez conseil sur la correction appropriée plutôt que de supposer qu'il peut être modifié.
Transférer du stock vers un emplacement y enregistre une quantité, mais n'y active pas le produit à lui seul. Les produits peuvent être mis en stock lors de la réception du transfert ou activés séparément.
Distinguez une question de disponibilité d'une question de quantité. Des marchandises physiquement présentes mais qui ne peuvent pas être vendues ou utilisées pour traiter des commandes à destination constituent un problème différent d'un comptage physique qui ne correspond pas à la réception.
Documentez l'écart non résolu avant de demander une correction
Demandez aux équipes d'expédition et de réception de comparer leurs relevés à partir des mêmes ID d'envoi et variantes de produits. Fournissez-leur un dossier de preuves concis plutôt qu'un total de stock inexpliqué.
Incluez la référence du transfert, les variantes concernées, les ID d'envoi, les informations de suivi, les documents d'expédition, les preuves de réception et les quantités encore contestées. Précisez ce qui est connu et ce qui reste à vérifier.
La source Shopify ci-dessous explique la création et le traitement des transferts. Elle n'établit pas la cause d'un écart particulier et ne fournit pas de procédures détaillées pour les corrections de réception, les réceptions excédentaires, les marchandises refusées ou les quantités endommagées. Consultez la documentation Shopify pertinente sur la réception ou l'assistance avant d'effectuer ces corrections.
Source et lectures complémentaires
Planifier le fulfilment dans l'UE
Si vous évaluez une organisation plus large de fulfilment dans l'UE, utilisez le scan de fulfilment pour décrire vos produits, vos canaux de vente et vos exigences opérationnelles. Laissez les preuves de tout écart de transfert aux équipes qui examinent l'envoi concerné.