Le stock Shopify ne correspond pas à celui de votre 3PL : que comparer avant de modifier les quantités
Une liste de contrôle pratique pour le rapprochement des stocks : comparez la même variante, le même emplacement, le même état de stock et le même horodatage avant de modifier les quantités dans Shopify.
Commencez par la comparaison, pas par une correction de stock
Si Shopify et votre entrepôt affichent des quantités différentes, nous suggérons d'ouvrir une investigation avant d'effectuer une correction manuelle. Consignez d'abord la variante, l'emplacement, l'état du stock et l'heure correspondant à chaque chiffre. Une comparaison entre deux champs différents ne permet pas de déterminer s'il manque du stock.
Cette liste de contrôle s'adresse à une marque qui examine un écart existant. Il ne s'agit ni d'un guide de mise en service ni d'une promesse sur le fonctionnement d'une intégration d'entrepôt particulière. Utilisez-la pour préparer une question claire à la personne responsable de votre connexion.
Donnez à chaque chiffre son nom exact
Shopify distingue le stock présent à un emplacement du stock disponible à la vente. En stock regroupe Disponible, Engagé et Indisponible. Engagé comprend les commandes non traitées, les réservations pour les commandes provisoires et les transferts marqués comme prêts à être expédiés. Indisponible couvre le stock mis de côté, par exemple par une application ou pour un contrôle qualité. Entrant ne constitue pas encore du stock vendable.
Après la réception de stock entrant, une application peut lui attribuer un état autre que Disponible, par exemple un stock de sécurité Indisponible. Sur la fiche de stock d'une variante, En stock accompagné d'un tiret pour Disponible signifie que la variante est inactive à cet emplacement. Cela diffère d'un tiret dans l'historique des ajustements, qui signifie que la modification n'a pas affecté la colonne.
Modifier En stock modifie Disponible de la même quantité. Modifier Disponible modifie également En stock de la même quantité. Il s'agit de quantités liées, et non de deux corrections indépendantes.
Demandez à votre entrepôt quel champ est comparable. Ne supposez pas que son stock total correspond à Disponible dans Shopify. Demandez également comment la connexion gère le stock mis de côté et les réceptions entrantes. Ce sont des points à confirmer, et non des affirmations sur la configuration de Vareya.
Créez une ligne de rapprochement par variante et emplacement concernés
Utilisez une petite feuille de travail plutôt qu'une capture d'écran d'un total global. N'y incluez pas de données clients. Les colonnes suggérées ci-dessous constituent une méthode de travail, et non un format d'importation Shopify obligatoire.
| À consigner | Pourquoi l’inclure ? |
|---|---|
| Référence de variante et SKU | Assurez-vous que les deux côtés font référence au même article, et pas simplement à un nom de produit similaire. |
| Emplacement Shopify et référence de l'emplacement d'entrepôt | Demandez à la personne responsable de l'intégration de confirmer la correspondance. |
| État du stock de chaque côté | Indiquez précisément les deux champs que vous comparez. |
| Quantité et heure du relevé, avec fuseau horaire | Permettez de vérifier ce qui a changé entre les deux observations. |
| Référence du dernier ajustement ou de la dernière réception pertinente | Donnez à la personne chargée de l'investigation un point de départ sans copier de données clients. |
| Responsable, prochaine vérification et note de résolution | Consignez clairement qui mènera l'investigation et quels éléments permettront de clore le problème. |
Consultez la succession des modifications avant toute modification
L'historique des ajustements de Shopify indique quand une modification a eu lieu, l'activité correspondante et qui ou quoi l'a créée. Pour une variante dont le stock est suivi, utilisez cet historique pour examiner les modifications pertinentes. Les colonnes distinguent l'ajustement de la quantité qui en résulte ; un tiret signifie que la colonne n'a pas été affectée.
Ouvrez la page de détails du produit ou de la variante, vérifiez que le suivi du stock est activé dans la section Stock, puis sélectionnez Afficher l'historique des ajustements. Cette vue couvre les 180 derniers jours. Pour les modifications plus anciennes, Shopify renvoie au rapport sur les modifications des ajustements de stock.
La méthode d'investigation que nous suggérons consiste à demander les événements correspondants de l'entrepôt pour la même période et à placer les deux séquences côte à côte. Demandez si une commande, une réception, un blocage de stock ou une modification manuelle explique l'écart. Si les éléments disponibles sont incomplets, laissez la cause indéterminée plutôt que de qualifier le problème de défaillance de synchronisation.
Notre recommandation avant toute modification du stock : convenez du système qui fera autorité pour la correction et de la manière dont l'autre système devra la recevoir. Consignez l'action prévue, la personne responsable et l'observation qui permettra de vérifier son efficacité. Évitez d'effectuer des modifications des deux côtés simplement pour faire coïncider les chiffres.
Envoyez une note d’analyse, pas une supposition
- Décrivez le symptôme visible par le client sans inclure de noms ni d’adresses de clients.
- Joignez les références des variantes et des emplacements concernés.
- Indiquez les champs de stock exacts et les heures de relevé.
- Incluez les références d’ajustement pertinentes et une brève chronologie des événements.
- Listez toutes les modifications manuelles récentes dont vous avez déjà connaissance.
- Demandez qui est responsable de la prochaine action et quand vous devez effectuer une nouvelle vérification.
- Ne clôturez le problème qu’après avoir consigné l’explication et l’observation de suivi.
Ce que nous ne promettrons pas
Ce processus ne garantit pas que chaque écart a la même cause ou peut être corrigé automatiquement. La documentation Shopify décrit Shopify, et non le comportement de chaque connexion d'entrepôt. Confirmez la correspondance des champs, la gestion des exceptions et les responsabilités pour votre propre configuration.
Vareya convient généralement le mieux aux marques expédiant 500 commandes ou plus par mois.
Il s'agit d'une indication générale d'adéquation, et non d'une affirmation selon laquelle le volume détermine à lui seul la pertinence de la solution. L'adéquation des produits est confirmée lors de la qualification. Si vous examinez une nouvelle organisation logistique, incluez vos questions sur les stocks dans le diagnostic d'adéquation.