ShipHero para la preparación de pedidos de Shopify: acordar el flujo de datos antes de la puesta en marcha
Una guía práctica de incorporación sobre la correspondencia de SKU, la propiedad del stock, los cambios en los pedidos y los pedidos de prueba cuando Shopify se conecta a un operador 3PL mediante ShipHero.
Empezar por las responsabilidades, no por un botón de conexión
VareYa utiliza ShipHero como sistema de gestión de almacén, con integración con Shopify disponible como parte de la configuración acordada. Conectar una tienda es un paso del proceso de incorporación. El equipo también debe acordar qué sistema controla cada campo, qué stock está disponible para la venta y hasta cuándo se puede modificar un pedido.
Un documento inicial útil incluye una fila por SKU y una columna para su código de barras, descripción del producto, unidad de embalaje y relación con packs de productos. El nombre de un producto no es un identificador fiable: dos variantes pueden compartir un título y, aun así, requerir instrucciones distintas de stock y embalaje. Resuelva los SKU duplicados o ausentes antes de realizar pedidos de prueba.
Definir qué sistema tiene autoridad sobre cada cambio
ShipHero separa los ajustes de inventario y producto, los ajustes de pedidos y la sincronización de datos a nivel de campo. Su documentación advierte de que activar la misma sincronización en ambas direcciones puede generar un bucle de sobrescritura. Revise la dirección prevista antes de activar los ajustes; la existencia de una opción en el software no significa que forme parte de la configuración de todos los clientes.
| Datos | Decisión que documentar | Prueba que realizar |
|---|---|---|
| SKU y código de barras | ¿Quién crea y corrige los datos maestros de los artículos? | Importe dos variantes similares y compruebe que se identifica la variante correcta durante la recogida de artículos. |
| Stock disponible | ¿Desde qué ubicación y con qué estado de stock puede vender Shopify? | Recepcione una pequeña cantidad de prueba y concilie los datos de ambos sistemas. |
| Modificaciones de pedidos | ¿Cuándo requiere un cambio la intervención del almacén? | Cambie una dirección antes de liberar el pedido y, después, pruebe la hora límite acordada. |
| Estado del envío | ¿Qué evento activa una actualización para la tienda y el cliente? | Complete un envío de prueba y revise el estado devuelto. |
Utilice un conjunto reducido de pruebas que permita detectar los fallos claramente
Elija pedidos que pongan de manifiesto los casos particulares de su operativa real: un solo artículo, dos variantes diferentes, un lote y un artículo no disponible. Añada un escenario de cancelación o de pedido retenido si su empresa lo utiliza. Registre el movimiento de existencias y el estado del pedido esperados antes de ejecutar cada prueba.
Si un resultado difiere, conserve juntos la referencia del pedido, las marcas de tiempo y los estados de ambos sistemas. Repetir la prueba del mismo pedido sin registrar la discrepancia dificulta la resolución de problemas. Determine si el problema afecta a los datos maestros, la recepción de mercancías, la asignación de ubicaciones o la liberación de pedidos antes de modificar las existencias manualmente.
- Confirme la tienda Shopify y la ubicación del almacén que se van a conectar.
- Confirme la correspondencia de SKU y códigos de barras de cada artículo previsto para el lanzamiento.
- Acuerde las responsabilidades relativas a la disponibilidad de existencias y a los cambios en los pedidos.
- Apruebe las instrucciones de embalaje, material incluido en los paquetes y devoluciones.
- Complete los pedidos de prueba y concilie los datos antes de la puesta en marcha.
Qué enviar con su solicitud de incorporación
Indique la plataforma de su tienda, el número de SKU activos, el volumen mensual habitual, los mercados de destino y los posibles lotes o modalidades de suscripción. Incluya una muestra de exportación de productos y el proceso previsto para los cambios en los pedidos. VareYa podrá entonces confirmar el alcance del servicio y los pasos de incorporación de su cuenta.